Как считать ФОТ бара: ставки, смены, ночные часы

ФОТ — фонд оплаты труда: всё, что заведение начисляет людям за месяц, плюс взносы нанимателя сверху. В баре его часто считают как «ставка умножить на смены», а в конце месяца выясняется, что ночные не учли, праздничные забыли, а бухгалтер просит табель с часами. Ниже — порядок, при котором цифра сходится с первого раза.

Из чего состоит ФОТ

Подоходный налог — внутри начисленного: сотрудник получает на руки меньше, но для ФОТ заведения это та же сумма. Чаевые, которые гости отдают напрямую, в ФОТ не входят.

Ошибка номер один — сравнивать ФОТ разных месяцев, когда в одном посчитали с взносами, а в другом без. Договоритесь о формуле один раз и считайте одинаково.

Ставка за смену или за час

За смену — когда смены одинаковые: бар с 16:00 до 05:00, каждый выход 13 часов. Проще объяснять и проверять.

За час — когда длина выхода разная: кофейня с утренней и вечерней сменой, банкеты, подработки. Иначе человек, отработавший 6 часов, и человек, отработавший 12, получают одинаково.

Оклад при неполном месяце — пропорция: оклад ÷ норма смен × отработано. Оклад 1 500 за норму 15 смен, отработано 13 — начислено 1 300.

Полсмены и «пришёл к 20:00». Заготовка днём, выход на усиление в пятницу, уход раньше по договорённости — решите заранее, как это считается: 0,5 смены, часы по факту или полная. Спор в конце месяца всегда дороже, чем правило в начале.

Ставку и условия пишут в карточке сотрудника один раз, а не держат в голове управляющего. Когда управляющий меняется, с ним не должна уходить зарплата бара.

Ночные, праздничные и пример расчёта

Ночное время — с 22:00 до 06:00 и в Беларуси, и в России. Смена 16:00–05:00 — это 6 дневных и 7 ночных часов. Бар, который закрывается в пять утра, больше половины часов работает ночью, и это должно быть видно в ФОТ.

Доплата за ночной час — по кодексу не ниже 20 % часовой ставки в обеих странах. Заведение может платить больше, меньше — нет.

Праздничные дни — работа в государственные праздники оплачивается не ниже чем в двойном размере. Суббота по графику у сменного персонала — обычный рабочий день, двойной оплаты за неё нет.

Сверхурочные — всё, что сверх нормы часов за учётный период при суммированном учёте. Их проще не допускать графиком, чем оплачивать; как считать норму и блоки смен — в статье график работы барменов и официантов.

Пример. Бармен, часовая ставка 8, 14 смен по 13 часов с 16:00 до 05:00:

Если в месяце был праздник и бармен работал, часы за тот день идут отдельной строкой в двойном размере. Валюту подставьте свою: арифметика одинаковая в Минске и в Москве.

Процент от выручки и табель

Формула. ФОТ с взносами ÷ выручка × 100. Считайте по начислению, а не по выплатам: премия за март, выплаченная в апреле, относится к марту.

Ориентир. В общепите ФОТ обычно держат в коридоре 20–30 % выручки: бар с небольшим штатом ближе к нижней границе, ресторан с кухней и залом — к верхней. Это ориентир, а не норма: на него влияют аренда, средний чек и формат. Важнее не само число, а его движение от месяца к месяцу.

Если процент растёт, резать ставки — последнее дело. Сначала смотрят график: лишний человек в пустые часы, два бармена во вторник днём, ночные там, где после часа ночи гостей нет. Один лишний выход в неделю — четыре-пять смен в месяц, и в проценте это видно сразу.

Табель. Бухгалтерии и 1С нужны по каждому сотруднику дни, смены, часы дневные, ночные и праздничные. Табель не ведут отдельно — его получают из графика: смена записана, часы посчитаны. Когда график в чате, а табель в Excel, они расходятся к десятому числу.

В Shake Your Mind график смен, табель для 1С с дневными и ночными часами, ФОТ и расходы — в одном кабинете, показатели заведения там же. Что ещё есть в кабинете — на главной; с чего начать обучение сотрудников — на странице обучение официантов.

Вопросы и ответы

Входят ли чаевые в ФОТ?

Если гости отдают их напрямую — нет. Если заведение берёт сервисный сбор через кассу и распределяет его, это выручка и выплата, и считать их нужно по правилам бухгалтера.

Какой процент ФОТ от выручки считать нормальным?

Ориентир — 20–30 % с взносами нанимателя. Для бара без кухни ближе к 20, для ресторана с полным залом — к 30. Смотрите динамику, а не одно число.

Как считать ночные часы бармену?

Часы с 22:00 до 06:00 умножить на часовую ставку и не меньше чем на 20 %. В табеле ночные идут отдельной колонкой, иначе бухгалтер посчитает их как дневные.

Хотите, чтобы смены, табель и ФОТ считались из одного графика? Заведите кабинет: 4 дня всё меню бесплатно, без карты.